Beneficjenci pomocy muszą opracować projekt, w którym wykażą:

- związek swojego projektu z działaniami zapisanymi w programach operacyjnych
- jego zgodność z przepisami krajowymi i unijnymi
- jego zasadność z ekonomicznego punktu widzenia
- możliwość sfinansowania projektu i wskazanie jego źródła

Projekt musi być realizowany zgodnie z założeniami wskazanymi we wniosku oraz zgodnie z harmonogramem czasowym, finansowym i rzeczowym, który musi być także opracowany. Brak terminowości i zgodności wydatków z planem może być przyczyną opóźnienia otrzymania dotacji, jak również wstrzymania całego wsparcia. Dlatego w trakcie realizacji projektu należy składać raporty miesięczne, kwartalne, półroczne, roczne i końcowe z wykonania założonych działań, w których należy wykazać – czy realizuje się cel wskazany we wniosku, jaki będzie efekt i rezultat końcowy.

Wspomniany projekt, to w praktyce wniosek służący do syntetycznego opisu projektu. Musi zawierać informacje takie jak: dane wnioskodawcy, siedziba i wielkość firmy, lokalizacja czyli województwo, opis, cel i korzyści płynące z projektu, harmonogram realizacji poszczególnych etapów, kwota końcowa, wartość oczekiwanego wsparcia, źródło finansowania. Taki komplet dokumentów nazywa się „aplikacją”. Aplikacja powinna być kompletna, zgodna z celami programu, spójna, logiczna i uzasadniona ekonomicznie.